電子帳簿保存法は、2022年の改正以降、中小企業にとって避けて通れない実務課題となっています。特に電子データで受け取った請求書や領収書を電子のまま保存することが義務化されたため、紙に印刷して保存していた従来の運用を見直す必要があります。本記事では、電子帳簿保存法への対応を進める際の具体的な手順と、中小企業が押さえるべきポイントを解説します。
電子帳簿保存法で何が変わったのか
電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。2022年1月の改正で大きく変わったのは、電子取引データの保存義務が厳格化された点です。
従来は、メールで受け取ったPDF請求書やECサイトからダウンロードした領収書を紙に印刷して保存することが認められていましたが、改正後は電子データのまま保存することが原則として義務付けられました。当初は2年間の宥恕措置（猶予期間）がありましたが、この措置は終了しており、現在はすべての事業者が対応する必要があります。
この変更により、多くの中小企業では業務フローの見直しが必要になりました。特に経理担当者が少ない企業では、どこから手を付ければよいか分からないという声をよく聞きます。
対象となる書類を見極める
まず取り組むべきは、自社でどの書類が電子帳簿保存法の対象になるかを整理することです。法律では3つの保存区分が定められており、それぞれ要件が異なります。
第一に「電子帳簿等保存」は、自社で会計ソフトなどを使って電子的に作成した帳簿や書類を、そのまま電子データで保存する場合のルールです。これは任意の対応であり、紙に印刷して保存しても問題ありません。
第二に「スキャナ保存」は、取引先から紙で受け取った請求書や領収書をスキャンして電子保存する場合のルールです。これも任意であり、紙のまま保存を続けることができます。
第三に「電子取引」は、メールやクラウドサービスなどを通じて電子データで授受した請求書・領収書・契約書などを保存する際のルールです。こちらは義務であり、紙に印刷して保存することは原則として認められません。
多くの中小企業で優先的に対応が必要なのは、この「電子取引」の区分です。取引先からメールで送られてくる請求書、クラウド会計サービスと連携している銀行の利用明細、Amazonなどで購入した際の電子領収書などが該当します。まずは自社でどのような電子データを受け取っているかをリストアップしてください。
保存要件を満たすための準備
電子取引データを適切に保存するには、いくつかの要件を満たす必要があります。主な要件は次の3つです。
1つ目は真実性の確保です。データの改ざんを防ぐために、タイムスタンプを付与するか、訂正削除の履歴が残るシステムを使うか、訂正削除を防止する事務処理規程を定めて運用する必要があります。中小企業の場合、タイムスタンプの導入にはコストがかかるため、事務処理規程を整備する方法が現実的です。
2つ目は可視性の確保です。税務調査の際に速やかに提示できるよう、検索機能を備えておく必要があります。具体的には、取引年月日・取引金額・取引先名称の3つで検索できることが求められます。Excelで索引簿を作成する方法や、ファイル名に日付と金額を含める方法などがあります。
3つ目はデータの保存期間です。法人税法に基づき、原則として7年間（一定の場合は10年間）保存する必要があります。この期間中、データが破損や消失しないよう、バックアップ体制も整えておくことが重要です。
システムと運用フローの構築
要件を理解したら、次は実際の運用フローを設計します。既存の会計ソフトやクラウドストレージで対応できる場合もあれば、新たに電子帳簿保存法対応のシステムを導入する必要がある場合もあります。
小規模な企業であれば、まずは最小限の対応から始めることをお勧めします。例えば、メールで受け取った請求書PDFを、日付と取引先名を含むファイル名で保存し、専用フォルダに整理する方法です。これにExcelで索引簿を作成すれば、検索要件を満たすことができます。事務処理規程を作成しておけば、真実性の要件もクリアできます。
一定の取引量がある企業や、複数の担当者が関わる企業では、専用のシステム導入を検討する価値があります。会計ソフトの中には電子帳簿保存法に対応した機能を持つものも増えており、既存システムのバージョンアップで対応できる場合もあります。新規導入の場合は、自社の業務フローに合ったものを選ぶことが重要です。
システムの選定と並行して、社内の運用ルールを明文化してください。誰がどのタイミングでデータを保存するのか、ファイル名のルールはどうするか、バックアップはどのように取るか、といった点を文書化しておくことで、担当者が変わっても運用が継続できます。
当社では、マーケティングを中心としたコンサルティングを提供しており、業務プロセス全体の見直しをお手伝いしています。電子帳簿保存法への対応も、単なる法令対応にとどまらず、業務効率化の機会と捉えることができます。
よくある疑問と対処法
電子帳簿保存法への対応を進める中で、多くの企業が直面する疑問をいくつか取り上げます。
まず「過去に受け取った電子データはどうすればよいか」という質問です。法改正の施行日以降に授受した電子データが対象となるため、施行日前のデータについては紙に印刷したものを保存しておけば問題ありません。ただし、将来の管理を考えると、遡って電子保存に切り替えておくことも検討に値します。
次に「取引先から紙と電子の両方で請求書をもらった場合」の扱いです。この場合、どちらか一方を正本として保存すれば足ります。取引先との間でどちらを正本とするか合意しておくとよいでしょう。電子データを正本とする場合は、紙は参考資料として扱い、電子データを法律に従って保存します。
また「小規模事業者でも対応が必要か」という疑問もあります。電子取引を行っているすべての事業者が対象であり、規模による例外はありません。ただし、税務署長が相当の理由があると認める場合には、データのダウンロードや出力書面の提示に応じることで、保存要件の一部を満たせない場合でも対応が認められるケースがあります。この取り扱いは個別の判断となるため、心配な場合は税務署や税理士に相談することをお勧めします。
税理士との連携
電子帳簿保存法への対応は、税務に関わる事項であるため、顧問税理士と連携しながら進めることが重要です。税理士事務所によっては、電子帳簿保存法対応のサポートを提供しているところもあります。
特に事務処理規程の作成や、どのような保存方法が自社に適しているかの判断は、税務の専門家の助言を受けることで、より確実な対応ができます。税理士との定期的なやり取りの中で、電子データの受け渡し方法についても相談しておくとよいでしょう。
当社でも、補助金・助成金の申請支援を通じて、IT導入補助金などを活用した電子化支援の実績があります。システム導入にコストがかかる場合は、こうした制度の活用も検討してください。ただし補助金の採択を保証するものではなく、申請時期や要件は変更される場合があるため、最新の公募要領を確認することが必要です。
段階的に進める対応計画
電子帳簿保存法への対応は、一度にすべてを完璧にする必要はありません。まずは電子取引データの保存から始め、段階的に対応を進めていくことをお勧めします。
第一段階として、現状の把握と最低限の対応です。自社で受け取っている電子データをリストアップし、簡易的な保存ルールを決めて運用を開始します。事務処理規程のひな形は国税庁のウェブサイトからダウンロードできるため、これを参考に自社版を作成してください。
第二段階として、運用の標準化です。担当者が迷わずに処理できるよう、マニュアルを整備し、定期的に確認する仕組みを作ります。月次の経理業務の中に、電子データの整理と索引簿の更新を組み込んでおくとよいでしょう。
第三段階として、効率化とシステム化です。取引量が増えてきた場合や、手作業での管理に限界を感じた場合は、専用システムの導入を検討します。この段階では、電子帳簿保存法対応だけでなく、経理業務全体のデジタル化を視野に入れた検討が有効です。
対応を進める過程で、社内の理解と協力を得ることも重要です。経理部門だけでなく、営業部門や購買部門など、電子データを受け取る可能性のあるすべての部署に対して、新しいルールを周知してください。
まとめ
電子帳簿保存法への対応は、中小企業にとって負担に感じられるかもしれませんが、適切な手順を踏めば無理なく進めることができます。まずは電子取引データの保存義務に対応することを優先し、自社で受け取っている電子データを整理するところから始めてください。
保存要件を満たすためには、真実性・可視性・保存期間の3つの観点で準備が必要です。小規模な企業であれば、事務処理規程の整備と簡易な索引管理で対応できます。取引量が多い場合や、より効率的な運用を目指す場合は、システム導入を検討してください。
税務に関わる判断は、顧問税理士など専門家に相談しながら進めることをお勧めします。また、制度の詳細や要件は変更される場合があるため、国税庁が公表する最新の情報を定期的に確認してください。
電子帳簿保存法への対応は、単なる法令遵守にとどまらず、業務のペーパーレス化や効率化につながる機会でもあります。この機会に、経理業務全体の見直しを検討してみてはいかがでしょうか。